L’arredo per ufficio sta cambiando, perché è cambiato l’ufficio

Una conversazione con Alessandro Cia, CEO di Quadrifoglio Group, su come il settore stia rispondendo a una nuova generazione di esigenze nel workplace

L’industria dell’arredo per ufficio rappresenta uno degli indicatori più concreti di come i luoghi di lavoro stiano realmente evolvendo, non in teoria, ma nelle scelte di acquisto, nelle linee produttive e nei brief progettuali.

Per decenni il settore si è sviluppato attorno a una singola unità di riferimento: la postazione di lavoro. Una scrivania, una cassettiera e una sedia operativa, replicati su interi piani e edifici con poche variazioni. Il modello di business si basava su volumi, standardizzazione e cicli di sostituzione.

Quel modello sta progressivamente scomparendo. Secondo il Global Workplace & Occupancy Insights 2026 di CBRE, lo spazio individuale è passato dal 56% della superficie totale degli uffici nel 2021 al 35% nel 2025, mentre le aree dedicate ai servizi e alle amenity sono più che raddoppiate, passando dal 10% al 22%. Il Gensler Global Workplace Survey 2025 conferma inoltre che rumore, privacy acustica e qualità degli spazi informali per gli incontri rappresentano oggi alcune delle principali preoccupazioni dei lavoratori. Il risultato è una trasformazione strutturale di ciò che le organizzazioni acquistano: meno scrivanie e più pannelli acustici, phone booth, pod modulari per riunioni, tavoli regolabili in altezza, sedute informali di livello residenziale e sistemi di illuminazione avanzati. I produttori che non diversificano la propria offerta rischiano di diventare irrilevanti in un mercato che non acquista più semplicemente uffici, ma progetta ambienti.

Alessandro Cia guida Quadrifoglio Group, una delle principali aziende italiane nel settore dell’arredo per ufficio. In questa conversazione racconta come la trasformazione del lavoro stia ridefinendo il settore dall’interno.

Pietro Martani: Come è cambiato il mercato negli ultimi dieci anni e cosa ha accelerato la pandemia?

Alessandro Cia: Il cambiamento era già in corso prima del 2020, ma la pandemia lo ha reso irreversibile. Per anni il nostro settore è stato organizzato attorno alla postazione di lavoro. L’obiettivo era fornire configurazioni individuali complete, efficienti e ben progettate. Quello era il cuore del business.

Dopo il 2020 la conversazione si è spostata dalle postazioni agli ambienti di lavoro. L’ufficio non è più definito da una sola funzione. Oggi il lavoro è ibrido, e non mi riferisco soltanto al luogo in cui viene svolto. Le persone alternano continuamente attività diverse nell’arco della stessa giornata: lavoro individuale che richiede concentrazione, conversazioni informali, allineamenti di team, videochiamate e sessioni creative. Un recente studio dell’Università di Camerino descrive molto bene questa fluidità. Le persone sono costantemente connesse e si muovono nello spazio con notebook e tablet, passando continuamente da un contesto all’altro.

Questo ci ha costretti a ripensare completamente la nostra gamma di prodotti. Eravamo produttori di scrivanie e contenitori. Oggi realizziamo sistemi completi per l’ambiente di lavoro: postazioni operative e direzionali, reception, sale riunioni, un’offerta completa di sedute che va dalle task chair alle poltrone lounge e agli arredi ispirati al mondo living, oltre a pareti divisorie architettoniche, sistemi di illuminazione ed elementi acustici. Non si tratta più di complementi marginali. Sono diventate famiglie di prodotto essenziali per costruire un workplace completo.

Abbiamo inoltre introdotto una collezione living, composta da prodotti pensati per il residenziale e l’hospitality ma sempre più utilizzati anche negli uffici. L’intersezione tra ambiente ufficio e ambiente domestico sta crescendo rapidamente e i produttori devono essere in grado di operare efficacemente in entrambi i mondi.

Pietro Martani: Un tema che continua a emergere è quello della flessibilità, non solo nel modo di lavorare delle persone ma anche nella capacità degli arredi di adattarsi. È qualcosa che riscontrate concretamente?

Alessandro Cia: Esistono due dimensioni della flessibilità e si muovono a velocità differenti.

La prima riguarda la flessibilità delle persone ed è ormai completamente consolidata. Le organizzazioni progettano abitualmente un numero di postazioni inferiore rispetto all’organico effettivo. Se una sede ospita 150 persone, il cliente potrebbe richiedere soltanto 120 postazioni, perché in qualsiasi momento una parte della popolazione aziendale sarà in trasferta, in smart working o impegnata altrove. Questo tipo di pianificazione è ormai diventato normale.

La seconda riguarda la flessibilità fisica degli arredi: mobili che possono essere riconfigurati, spostati, richiusi e riposizionati. Produciamo, ad esempio, tavoli pieghevoli su ruote che possono essere riorganizzati in pochi minuti per trasformare uno spazio da aula formativa a laboratorio collaborativo o area di lavoro individuale. Si tratta di un fenomeno più recente. Il mercato si trova ancora nelle fasi iniziali, ma la domanda è in crescita. Le organizzazioni che operano in contesti caratterizzati da cicli progettuali imprevedibili o da strutture di team in continua evoluzione hanno bisogno di ambienti che possano essere riconfigurati senza dover ricorrere ogni volta a interventi edilizi o di fit-out.

Pietro Martani: State osservando un cambiamento nel modo in cui le aziende organizzano il proprio patrimonio immobiliare, passando da sedi centrali fortemente concentrate a modelli più distribuiti?

Alessandro Cia: Questo fenomeno era iniziato già prima del Covid e ha raggiunto il suo apice durante la pandemia, quando il lavoro da remoto è diventato la modalità prevalente e tutti abbiamo acquisito familiarità con gli strumenti di videoconferenza. Quell’esperienza ha reso le organizzazioni più efficienti, più sostenibili e, sotto molti aspetti, anche più umane. Le persone hanno potuto integrare meglio il lavoro con le esigenze personali in un modo che in precedenza risultava più difficile.

Tuttavia, percepisco anche un movimento in direzione opposta. Si osserva un evidente ritorno agli uffici fisici. Grandi multinazionali, tra cui Amazon e Google, stanno effettuando investimenti significativi in nuovi workplace di grandi dimensioni. Può sembrare paradossale dopo la rivoluzione del lavoro remoto, ma queste aziende stanno rafforzando il proprio impegno verso la presenza fisica.

Credo che nei prossimi anni avremo una visione più chiara del punto di equilibrio che emergerà. Ciò che appare già evidente, però, è che l’ufficio non sta scomparendo. Sta semplicemente venendo riprogettato con aspettative molto più elevate e i livelli di investimento lo dimostrano chiaramente.

Pietro Martani: Puoi condividere un progetto che rappresenti bene questo nuovo approccio alla progettazione del workplace?

Alessandro Cia: Uno dei progetti più significativi è la nuova sede di Marine Interiors, società del Gruppo Fincantieri, nella provincia di Udine. Si è trattato di un progetto completo, sviluppato con il coinvolgimento di professionisti di alto livello e consulenti esterni.

L’aspetto distintivo è stato la profondità del processo progettuale. Abbiamo lavorato fin dall’inizio su tutte le dimensioni fondamentali: flessibilità, ergonomia, qualità del lavoro, benessere ed estetica. Trascorriamo la maggior parte della nostra vita negli ambienti di lavoro. Credo quindi che esista una responsabilità nel renderli belli, non soltanto funzionali. Gli elementi iconici ed emozionali hanno un ruolo importante.

Il progetto comprendeva aree operative e direzionali complete, open space calibrati sulla corretta dimensione dei team, evitando superfici troppo estese che favoriscono rumore e distrazioni, zone dedicate alla collaborazione informale e agli allineamenti rapidi, armadietti personalizzati per gli effetti personali e una grande sala consiglio destinata agli incontri istituzionali.

Una parte significativa degli arredi è stata progettata su misura. Marine Interiors opera nel settore dell’interior design navale e ha portato nel progetto la propria cultura progettuale e le proprie aspettative identitarie. Il risultato è uno spazio che comunica chiaramente chi è l’azienda, non solo ai collaboratori, ma anche ai clienti e ai partner che la visitano.

Pietro Martani: Qual è il ruolo del progettista in tutto questo?

Alessandro Cia: Il ruolo di quella che potremmo definire, in senso ampio, la figura del “workspace designer” è diventato assolutamente centrale. Questa funzione assume forme diverse a seconda del progetto: può essere svolta dal team interno del produttore, da architetti esterni, da grandi studi di progettazione, da general contractor dotati di competenze integrate o da distributori che hanno sviluppato una propria attività consulenziale come condizione necessaria per restare competitivi.

In tutti i casi, il filo conduttore è lo stesso. La funzione progettuale non è più opzionale. È l’elemento di connessione tra le esigenze organizzative del cliente e l’ambiente fisico. Senza progettazione si limitano a collocare mobili all’interno di uno spazio. Con la progettazione si costruisce un sistema capace di supportare il modo in cui le persone lavorano realmente.

Informazioni su Quadrifoglio Group

Quadrifoglio Group è una delle principali aziende italiane specializzate nella produzione di arredi e sistemi per l’ambiente di lavoro, con sede in Veneto. L’azienda opera su un’offerta completa che comprende postazioni operative e direzionali, sedute, soluzioni acustiche, pareti divisorie, sistemi di illuminazione e arredi ispirati al mondo living, servendo sia il mercato italiano sia una rete internazionale in continua espansione. Grazie a una capacità produttiva che combina scala industriale e forte orientamento alla personalizzazione, Quadrifoglio Group si è affermata come partner di riferimento per le organizzazioni impegnate nella transizione dagli uffici tradizionali a workplace integrati e orientati ai principi dell’Activity Based Working.