IFRS 16 per il corporate real estate: perché lo spazio ufficio è ora una decisione di bilancio

Con l'entrata in vigore di IFRS 16, lo spazio ufficio non è più soltanto un costo. È un impegno finanziario che figura nello stato patrimoniale.

Di conseguenza, lo spazio inutilizzato non rappresenta solo un’inefficienza operativa: diventa una passività capitalizzata.

Per questo le organizzazioni più avanzate non si limitano a ridurre la superficie: ridisegnano le proprie strategie immobiliari attorno a flessibilità, optionality e resilienza finanziaria.

Un cambiamento tutt’altro che scontato: per anni la locazione di spazi ufficio è stata gestita come una realtà operativa più che come una questione di capital allocation. I canoni erano visibili nel conto economico, ma gran parte dell’impegno a lungo termine restava economicamente rilevante e finanziariamente sottorappresentata.

IFRS 16 ha modificato questa logica, imponendo un allineamento più stretto tra l’economia della locazione e la sua rappresentazione contabile, soprattutto per le aziende con portafogli immobiliari di grandi dimensioni.

Cos'è IFRS 16 e perché è stato introdotto

IFRS 16 è il principio contabile internazionale sui contratti di locazione emesso dallo International Accounting Standards Board (IASB) nel gennaio 2016, in vigore dal gennaio 2019. Ha sostituito IAS 17, introducendo un approccio radicalmente nuovo per i conduttori.

Con il precedente standard, le aziende classificavano i leasing come finanziario o operativo. Gran parte dei contratti di locazione per uffici rientrava nella categoria operativa, restando fuori dallo stato patrimoniale (off balance sheet).

IFRS 16 ha eliminato questa distinzione per la maggior parte dei contratti. Le aziende sono ora obbligate a riconoscere:

• un right-of-use asset (diritto d’uso)
• una corrispondente lease liability (passività da leasing)

La ratio di fondo è la trasparenza. Lo IASB aveva rilevato che gli investitori non disponevano di una visione chiara degli impegni finanziari delle aziende legati alla locazione. Al momento dell’introduzione, gli impegni globali da leasing erano stimati in circa 3.300 miliardi di dollari.

Fonti:

IFRS 16 leases 
IFRS – IASB shines light on leases by bringing them onto the balance sheet ht-on-leases-by-bringing-them-onto-the-balance-sheet/ 

Come è cambiata la contabilità per gli occupier

Con IFRS 16, la contabilizzazione dei leasing cambia su tre dimensioni fondamentali.

Prima: i contratti di locazione vengono capitalizzati. Quello che era un costo operativo diventa una voce di stato patrimoniale.

Seconda: il conto economico si modifica. Al posto di un’unica voce di canone, le aziende riconoscono:

• l’ammortamento del right-of-use asset
• gli interessi sulla lease liability

Terza: i principali indicatori finanziari si spostano. L’EBITDA tende a migliorare, mentre la leva finanziaria aumenta per effetto del riconoscimento delle passività da leasing.

Per le aziende con ampi portafogli immobiliari, questo produce un cambiamento strutturale: le decisioni sullo spazio di lavoro influenzano direttamente il reporting finanziario e la struttura del capitale.

Fonte: IFRS – 16 leases PDF  

Perché lo spazio ufficio è diventato più sensibile dal punto di vista strategico

Il real estate uffici è particolarmente esposto perché combina tre caratteristiche:

• durata lunga dei contratti
• investimenti elevati in fit-out
• utilizzo variabile

In contesti di lavoro ibrido, molte aziende occupano meno superficie di quella contrattualmente detenuta. Con IFRS 16, questo disallineamento non è più soltanto operativo.

Quando lo spazio è sottoutilizzato, le aziende potrebbero dover valutare una svalutazione (impairment) del right-of-use asset. Lo spazio inutilizzato si trasforma così in un problema finanziario.

In termini concreti: spazio ufficio inutilizzato = costo + passività + potenziale impairment

Fonte:
EY – Impairment for lessees that plan to reduce the use of real estate ffice-space-feb-2021.pdf 

Lease o servizio? Perché la distinzione è diventata rilevante

IFRS 16 si applica ai contratti di locazione, non ai contratti di servizio.

Questa distinzione è diventata strategicamente rilevante. Le aziende valutano sempre più attentamente se le soluzioni workspace rientrano in:

• strutture di leasing (a bilancio)
• modelli di servizio (spesso più flessibili dal punto di vista contabile)

Questo ha contribuito alla crescita di:

• uffici serviti (serviced offices)
• soluzioni di workspace gestito (managed workspace)
• contratti flessibili

La riconfigurazione del portafoglio workspace ha una componente finanziaria precisa: le organizzazioni stanno riesaminando come bilanciare impegni a lungo termine con la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti.

Fonte: PWC – IFRS 16: The leases standard is changing. Are you ready? 

Come IFRS 16 sta ridisegnando il mercato della locazione di uffici

IFRS 16 è una delle forze che stanno ridisegnando il mercato degli uffici, insieme al lavoro ibrido e all’evoluzione delle aspettative dei lavoratori.

Una tendenza consolidata è la crescita dei modelli di locazione flessibile. Le aziende integrano sempre più soluzioni di breve termine e a base servizi nei propri portafogli immobiliari.

CBRE registra un’evoluzione costante verso prodotti ufficio flessibili — impegni inferiori a tre anni, spesso chiavi in mano e gestiti.

Questa trasformazione riflette un cambio di paradigma: dagli impegni immobiliari fissi e di lungo periodo verso strategie dinamiche basate sul portafoglio.

Fonte: CBRE – Aligning landlords and operators to unlock occupier demand 

Le aziende più esposte

L’impatto di IFRS 16 è più marcato per:

• le società quotate
• i grandi gruppi aziendali
• gli istituti finanziari
• le organizzazioni multinazionali

In particolare per quelle con:

• ampi portafogli di uffici
• contratti di locazione a lungo termine
• investimenti elevati in workspace

Per queste aziende, le decisioni immobiliari influenzano direttamente:

• la leva finanziaria
• i ratio finanziari
• l’allocazione del capitale

Fonte: KPMG – IFRS 16 – An overview 

Da minimizzazione dei costi a resilienza finanziaria

Il cambiamento più importante è concettuale.

Le aziende si spostano dalla minimizzazione dei costi verso la resilienza finanziaria.

Questo significa:

• ridurre la rigidità, oltre che i costi
• allineare lo spazio all’utilizzo reale
• evitare capitali immobilizzati (stranded capital)
• mantenere flessibilità nel tempo

Con IFRS 16, la flessibilità diventa un asset finanziario.

IFRS 16 e il corporate real estate in Italia

In Italia, IFRS 16 si applica principalmente alle aziende che adottano i principi IAS/IFRS ai sensi del Decreto Legislativo 38/2005. Ne sono coinvolte:

• le società quotate
• le banche e gli istituti finanziari
• alcune grandi imprese

Il principio non si applica alla maggior parte delle PMI che adottano i principi contabili italiani (OIC).

L’Italia ha inoltre introdotto specifiche disposizioni di coordinamento fiscale con il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 5 agosto 2019, che allinea IFRS 16 con il calcolo di IRES e IRAP.

Fonti: DECRETO LEGISLATIVO 28 febbraio 2005, n. 38 
Dipartimento delle finanze – D.M. 5 agosto 2019 

Dal punto di vista del mercato, l’Italia riflette i trend globali. La domanda si concentra sempre più su immobili di alta qualità in posizioni centrali, con forte attività da parte di settori come finanza, tecnologia e servizi professionali.

Fonti: JLL – Occupational trends in the Italian office leasing market by sector 

Conclusione

IFRS 16 non ha modificato la realtà economica della locazione di uffici. L’ha resa visibile.

Lo spazio ufficio non è più soltanto un costo. È un impegno finanziario che incide sullo stato patrimoniale, sulla flessibilità e sulla resilienza a lungo termine.

Per questo le organizzazioni più avanzate stanno ridisegnando le proprie strategie immobiliari, con l’attenzione rivolta a:

• flessibilità
• optionality
• controllo finanziario

Perché nell’ambiente attuale, la domanda rilevante non riguarda più la quantità di spazio che un’azienda detiene. Riguarda quanto quello spazio limita — o abilita — il suo futuro.